Okręg PZD w Elblągu w ramach zamierzonych przedsięwzięć związanych z kampanią sprawozdawczo-wyborczą w ROD Okręgu Elbląskiego w 2020, przeprowadził w okresie 10 luty do 19 luty włącznie narady szkoleniowo-instruktażowe dla Prezesów Zarządów, Skarbników, Instruktorów SSI, Przewodniczących ogrodowych komisji rewizyjnych oraz członków Kolegiów Prezesów.
W okresie 10-14 luty podzieleni na 4 grupy Prezesi Zarządów ROD wraz ze skarbnikami i księgowymi a także instruktorzy SSI zapoznawali się z m.in.: z sytuacją w stowarzyszeniu ogrodowym PZD, sprawami organizacyjnymi w zakresie pracy biura i pracy OFK, gospodarką odpadami komunalnymi, RODO, stanem budowy siedzib, programy PZD, komunikacji sieciowej pomiędzy poziomami w tym potrzeba posiadania stron internetowych, zmianami w przepisach w sprawie realizacji zadań inwestycyjnych, realizacją zaleceń w zakresie wykonywania planów zagospodarowania oraz wnioskami i zaleceniami dla ROD z wypływającymi z kontroli ROD, porad prawnych oraz skarg. Szkolonych zapoznano również ze znowelizowanym systemem porad prawnych i systemem pomocy technicznej w zakresie DGCS System PZD, polityką informacyjną PZD, OZ i ROD w tym szczególnie w zakresie informowania działkowców na terenie ogrodów poprzez dostępne środki w postaci m.in. dostarczania ukazujących się periodyków związkowych, umieszczanie informacji adresów ROD na estetycznych tablicach, tworzenie stron i profili internetowych i itp. oraz informacją w sprawie pozyskiwania środków na zadania inwestycyjne dla ROD w świetle wystąpienia skierowanego przez OZ PZD w Elblągu do samorządów lokalnych i Marszałka Województwa Warmińsko - Mazurskiego. Zapoznano ich także z procedurami przygotowania i obsługi walnych zebrań sprawozdawczych oraz procesem inwestycyjno-remontowym. W drugiej części narad każdego dnia, Prezesi wspólnie już ze skarbnikami, księgowymi zapoznawani byli z zasad postępowania zgodnym z RODO. Następnie Główna Księgowa biura wraz księgowymi OFK omawiała sprawy finansowo-księgowe, stan wdrażania w ROD-ach programu DGCS System, zwracając uwagę na jego zalety w prowadzeniu księgowości oraz w bieżącym funkcjonowaniu ROD, zasady wypłacania świadczeń i nagród dla zarządów, komisji ogrodowych, oraz zmiany finansowe, które zostały wprowadzone w 2020 roku.
Tematyka wszystkich narad obejmowała m.in. realizację wypełniania obowiązków statutowo organizacyjnych przez organy ROD w kontekście zadań dla struktur PZD w zakresie przygotowania i przeprowadzenia walnych zebrań sprawozdawczych w ROD Okręgu Elbląg w roku 2020 ze zwróceniem szczególnej uwagi na przygotowanie i organizację i zasady dookoptowania nowych członków zarządów i komisji. Na wszystkie narady przygotowano i przekazywano komplety materiałów na walne zebrania, a także wzory dokumentów pomocnych w bieżącej pracy zarządów oraz osób obsługujących walne zebrania. W czasie instruktaży omówiono szczegółowo zasady korzystania z treści stron internetowych związku i okręgu oraz potrzebę ich tworzenia oraz zwracano uwagę na pozytywne i negatywne strony pracy w sieci ze zwróceniem uwagi na zabezpieczenie dokumentacji przed niebezpieczeństwami (hakerzy, itp.). Ponadto zalecono wszystkim ROD-om a szczególnie nie posiadającym siedzib zakładanie skrytek pocztowych do przesyłania i odbioru korespondencji w oparciu o uchwałę KR PZD nr 77/2010, organizowanie szkoleń dla kandydatów na działkowców, szkoleń fachowych z cięcia roślin sadowniczych i szkoleń dla Społecznej Służby Instruktorskiej.
Podczas omawiania zaleceń KZ PZD oraz treści Wytycznych dla Zarządów i Komisji Rewizyjnych ROD w sprawie walnych zebrań sprawozdawczych w 2020 r. zwracano szczególną uwagę na kolejność postępowania w przygotowaniu, przeprowadzeniu oraz w opracowaniu dokumentacji po walnym zebraniu sprawozdawczym a także przykłady stosowania zawartych w nich wzorów druków w zależności od podejmowanych decyzji np. jedno zadanie jeden wniosek-jedno zadanie.
Na zakończenie każdego dnia szkolenia dodatkowo odbywał się instruktaż dla wybranych osób z każdej grupy do obsługi walnych zebrań oraz spotkania poszczególnych Kolegiów Prezesów.
W dyskusji na każdej z narad uczestnicy poruszali szereg nurtujących ich spraw, które wg nich utrudniają funkcjonowanie ogrodów a także problemy związane z stosowaniem w praktyce obowiązującego prawa, sytuacją zewnętrzną i wewnętrzną działkowców, ogrodów i PZD. Wątpliwości na bieżąco wyjaśniali przedstawiciele komisji skarg i wniosków, wskazując na konkretnych przykładach z bieżącej praktyki oraz z wniosków płynących m.in. z przeprowadzonych kontroli, skarg i zażaleń tłumacząc jak należy postępować a czego robić się nie powinno. Namawiali też do korzystania z telefonicznych dyżurów prawnych. Wskazano również na zbliżające się obchody 40 lecia PZD w 2021 roku oraz jubileusze w ROD Okregu.
Sprawy gospodarki odpadami w 2020 roku. Codziennie każdej grupie stanowiska w sprawie bezpieczeństwa ogólnego na ogrodach oraz sprawy gospodarki odpadami, ochrona środowiska omawiali zaproszeni goście – przedstawiciele Policji (pokaz video z omówieniem), Straży Miejskiej oraz Dyrektorzy Departamentów Departament Gospodarki Miasta p. Dariusz Ostrowski oraz Departamentu Ochrony środowiska UM Elbląg p. Daria Bieńkuńska wraz ze swoimi pracownikami przedstawili problemy, rozdając szereg materiałów poglądowych na omawiane tematy.
W dniu 17 lutego 2020 roku odbyły się dwie narady szkoleniowo - instruktażowe dla Przewodniczących Ogrodowych Komisji Rewizyjnych. Narady rozpoczął Prezes Okręgu p. Zygmunt Wójcik omawiając sytuację w stowarzyszeniu ogrodowym PZD i Okręgu zwracając uwagę na przeprowadzone kontrole w ROD i ich wyniki , które skłaniają nas do bardziej wytężonej działalności i poprawy wszelkich nieprawidłowości. W trakcie swego wystąpienia zwrócił się z apelem do Przewodniczących o wsparcie i pomoc zarządom w prawidłowym ich funkcjonowaniu. Po wystąpieniu Prezesa dalsze szkolenie prowadził Przewodniczący Okręgowej rewizyjnej Zbigniew Żyluk wraz z przedstawicielami swojej komisji w zakresie tematyki opartej na zaleceniach i wytycznych Krajowej Komisji rewizyjnej.
W dniu 19 lutego br. przeprowadzono dodatkowe szkolenie dla tych przedstawicieli organów funkcyjnych ROD okręgu, którzy nie mogli przybyć wcześniej m.in. z powodu pracy zawodowej i i innych powodów osobistych. W sumie na wszystkich szkoleniach frekwencja osiągnęła poziom 97% obecności.
Wykładowcy na czele z kierownictwem Okręgu, przedstawicielami Okręgowej komisji rewizyjnej, pracownikami biura oraz członkami komisji problemowych zwracali szczególną uwagę na wręcz literalne przestrzeganie przepisów prawa związkowego współpracy i kontaktów z biurem Okręgu PZD, zwłaszcza w przypadku wątpliwości w interpretacji prawa szczególnie zaś w zakresie zbliżającej się kampanii sprawozdawczej. Wszystkich szkolonych powiadomiono o zbliżającym się spotkaniu wszystkich Prezesów ROD Elbląga (56) z prezydentem Elbląga w dniu 28 lutego br. w Ratuszu Miejskim. Głównym tematem tego spotkania będą sprawy związane z gospodarka odpadami komunalnymi oraz wsparcie ROD.
Zygmunt Wójcik
Dyrektor Biura Okręgu PZD w Elblągu
Polski Związek Działkowców
Stowarzyszenie Ogrodowe
Okręg w Elblągu
Polski Związek Działkowców
Stowarzyszenie Ogrodowe Okręg w Elblągu
tel. 55 620-97-77 e-mail: elblag@pzd.pl
82-300 Elbląg ul. Kościuszki 106