Polski  Związek  Działkowców

Stowarzyszenie Ogrodowe

Okręg w Elblągu

    82-300  Elbląg   ul. Kościuszki  106      tel. 55 233-81-06    e-mail: elblag@pzd.pl                   

Apel Okręgowego Zarządu Elbląskiego PZD w Elblągu z dnia 30 maja 2018 r. w sprawie systemu ochrony danych osobowych PZD

W dniu 25 maja br. w życie wchodzą zmiany w zakresie przepisów regulujących ochronę danych osobowych - RODO, w oparciu    o Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679   z dnia 27 kwietnia 2016 r.  w sprawie ochrony osób fizycznych w związku   z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Ustawa Sejmu RP z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dziennik Ustaw 2018 .poz. 1000). Na podstawie powyższych przepisów Polski Związek Działkowców Stowarzyszenie Ogrodowe   w Warszawie opracował mapę wymogów, zasad regulacji ochrony danych osobowych w jednostkach organizacyjnych jemu podległych.

W związku z powyższym Okręgowy Zarząd  PZD w Elblągu apeluje     do wszystkich Zarządów ROD Okręgu Elbląg  o wnikliwą analizę    wprowadzonego systemu ochrony danych osobowych w PZD oraz szczegółowe  zapoznanie się z Polityką ochrony danych osobowych (Uchwała KZ PZD   Nr 149/2018 z dnia 30.04.2018r.) i oceną ryzyk w tym zakresie, a także zasadami ogólnymi przetwarzania danych osobowych w jednostkach organizacyjnych PZD (Uchwała KZ PZD Nr 150/2018 z dnia 30.04.2018r.), instrukcji zarządzania systemami informatycznymi służącymi do przetwarzania danych osobowych w jednostkach organizacyjnych PZD (Uchwała KZ PZD  Nr 150/2018 z dnia 30.04.2018r.)  i wymaganymi w tym zakresie czynnościach przetwarzania danych osobowych  oraz z  dokumentami opracowanymi na tych podstawach przez Okręgowy Zarząd  PZD w Elblągu. Są to dokumenty, lecz ich zrozumienie i poznanie, a następnie wprowadzenie w życie jest działaniem kluczowym z punktu widzenia bezpieczeństwa oraz prawidłowości funkcjonowania stowarzyszenia ogrodowego PZD.

Każdy z członków organów PZD na terenie naszego Okręgu musi mieć świadomość obowiązków, jakie ciążyć będą na administratorze danych osobowych oraz  zasady odpowiedzialności z tym ściśle związane. Okręgowy Zarząd Elbląski PZD apeluje w związku z powyższym  o:

- przeprowadzenie rzeczowej analizy i przeglądu stanu ochrony danych osobowych   na  każdym możliwym poziomie Rodzinnego Ogrodu Działkowego celem określenia potrzeb w tym zakresie  dla zapewnienia maksymalnej ochrony   i bezpieczeństwa  przetwarzania danych osobowych;

- zabezpieczenie danych osobowych przed ich udostępnieniem osobom przypadkowym poprzez ich przetwarzanie w wydzielonych do tego pomieszczeniach, wyposażonych w urządzenia i systemy dające gwarancję bezpieczeństwa dokumentacji  (drzwi, biurek, zamykanych szaf stalowych, pancernych, krat czy rolet antywłamaniowych, systemów alarmowych , itp.);

- stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych  w zakresie przechowywania i obiegu  dokumentów zawierających dane osobowe  w sposób uniemożliwiający osobom nieupoważnionym     i nieuprawnionym wglądu w te dane;

- skuteczne niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe przed ich wyrzuceniem tak, aby uniemożliwić ich odczytanie;

- współdziałanie z komórką nadrzędną – Okręgowym Zarządem PZD                            w Elblągu  szczególnie w zakresie obsługi postępowań zewnętrznych w sprawie danych osobowych.

Powyższe zadania są ściśle związane z programem budowy siedzib, który został opracowany przez Okręgowy Zarząd Elbląski  PZD w Elblągu  na podstawie wytycznych wprowadzonych  przez Krajową Radę PZD  w Warszawie.                      W programie tym zawarte zostały potrzeby Okręgu Elbląskiego i jego RODów oraz określone drogi ich realizacji dla tych zarządów ROD, w których brakuje miejsca na przechowywanie dokumentacji, sprzętu  oraz na wykonywanie podstawowych czynności organów w zakresie funkcjonowania ROD                            ze szczególnym uwzględnieniem spraw związanych z ochroną i przetwarzaniem danych osobowych.

Wszystkie powyższe działania przeprowadzane będą przy stałej pomocy  i nadzorze Okręgowego Zarządu Elbląskiego  PZD w Elblągu (narady, szkolenia, instruktaże i itp.). Apelujemy, aby w przypadku jakichkolwiek wątpliwości zwracać się do Okręgu z pytaniami  czy zastrzeżeniami tak, aby uniknąć sytuacji naruszenia danych osobowych i wynikających z tego konsekwencji.

Polski Związek Działkowców Okręgowy Zarząd w Elblągu zwraca się   do  Zarządów ROD o wystawienie stosownych dokumentów  w tym upoważnień  do przetwarzania danych osobowych    w formie uchwały    dla członków organów ROD – zarządu, komisji rewizyjnej, każdorazowo komisjom problemowym, takim jak np. komisja mediacyjna i inne (koła, kluby) zgodnie z przeprowadzonym przez OZ instruktażem. Apelujemy także    o stworzenie Rejestru czynności przetwarzania danych osobowych na wzorze udostępnionym przez Krajową Zarząd  PZD oraz postępowanie zgodnie z zamieszczonymi tam wzorami   ( Biuletyn Informacyjny KR PZD   Nr 7/2018/Nr 291) w szczególności zaś w stosunku do osób i podmiotów współpracujących z ROD lub wykonujących na jego zlecenie czynności.

Są to podstawowe czynności, jakie muszą zostać zrealizowane      przez każdą jednostkę organizacyjną PZD w zakresie dostosowania się     do  znowelizowanych przepisów i wdrożenie ich jak najszybciej w zakres funkcjonowania wszystkich naszych ROD, mających na celu poprawienie stanu ochrony danych osobowych w zakresie naszej odpowiedzialności.

Dlatego też apelujemy, dołóżcie wszelkich możliwych starań we wdrożenie znowelizowanych zasad  ochrony danych osobowych. Tylko nasze osobiste zaangażowanie pozwoli zminimalizować ewentualne negatywne konsekwencje jakie mogłyby zaistnieć nie tylko dla działkowców     i ogrodu ale także dla wszystkich jednostek organizacyjnych naszego stowarzyszenia ogrodowego PZD.

 

      

                I Wiceprezes                                                              Prezes

    Okręgu Elbląskiego PZD                                        Okręgu Elbląskiego PZD

 

            Zygmunt Wójcik                                                    Antoni DALAK

 

29 maja 2018

 Polski Związek Działkowców

Stowarzyszenie Ogrodowe Okręg w Elblągu  

tel. 55 233-81-06    e-mail: elblag@pzd.pl      

82-300  Elbląg       ul. Kościuszki  106         

Projekt i wykonanie © 2016 wawryn2@o2.pl